合同管理制度

第一条 为及时履约合同，保证消费者、采购商利益，减少网上经营相关损失，特制定本制度。

第二条 本制度适用于华东五金网和网店电子商务销售合同的履约。

第三条 华东五金网办公室负责网上经营销售合同履约的督促工作。

第四条 华东五金网和网店执行合同过程中要做到：

4、1 设立合同管理员，将签订的销售合同转达相关人员及合同履约员。对于交货期紧急的合同，当日内通知合同履约员。

4.2、 合同履约员对已签订合同一周内督促客户办理预付款，对紧急的合同当日督促，对未按期办理的及时发出书面函件通知客户，并注明“预付款迟付，交货期顺延”字样。

4.3、合同履约员根据合同约定发出商品确认函并与客户确认实际交货期，并取得客户书面回复，难以提供书面回复的做好电话记录。

4.4、合同履约员根据销售部提供的商品质量确认信息采取不同措施：未确认的及时告知客户协调处理；对客户要求供货，技术又未确认的合同，发书面通知督促客户及时提供，并注明“逾期提供，交货期顺延”字样。

4.5、合同履约员根据确认的交货信息编制交货计划。

4.6、合同履约员根据确认的实际交货期，组织发货计划。

4.7、产品发货前一周需检查合同原件是否齐全，预付款、提货款是否办理，缺少的及时通知督促客户办理，对无合同原件、预付款、提货款未办理确需发货的合同提交书面资料报总经理审批。

4.8、商品发货前三天再次与客户确认交货时间、地点、接货人、现场路况等信息，并拟定发货通知单通知发货。

4.9、对已过交货期的合同发货前需取得客户书面通知函件，以确认客户交货信息的变化与真实性，减少后续交货纠纷。

4.10、合同履约员跟踪商品发货到货时间是否按期到货并于次月内收回发货回单，对回单未到的，运输发票不予审核。

4.11、对于缺件发货的销售部应及时告知客户并做好记录，发货后跟踪缺件发货情况，确保客户及时收到缺件。

第五条 合同执行中有关资料：交货期确认，预付款催收，提货款催收，技术确认函，发货计划、审批单、发货通知单

第六条 订立经济合同要求，华东五金网和网店必须遵守国家的法律法规，贯彻平等互利、协商一致、等价有偿的原则。

第七条 合同的条款内容应反映合同各方真实的意思表示。合同主要条款至少必须包括合同标的、数量、质量要求或标准、验收方法、价格、付款方式、履行期限、履行地点和方法、违约责任和解决争议地点和方法等内容。

合同标的物的质量要求或验收标准必须有明确约定，如果合同标的没有国家通行标准又难以用书面确切描述的，应当封存样品，由合同双方共同封存，加盖公章或合同章，分别保管。

第八条 国内经济合同纠纷尽量选择在公司所在地（泰州）法院诉讼解决。

第九条 华东五金网和网所有合同正式签订前必须经过评审。

第十条　合同评审从商务（含技术）审查和法律审查两方面进行。

第十一条 双方在执行合同过程中根据情况需要对原合同进行实质性变更的，须重新评审。

第十二条 各类经济合同的签订、修改、变更必须采用书面形式。采用传真和电子邮件方式确认的商务合同，应及时交换双方签章的正式文本。

第十三条 签订合同应尽量使用经华东五金网及市场核定的格式合同文本，并根据业务实际完善具体条款内容

第十四条 签订合同时需审查对方签约人的身份是否经有效授权及授权范围。注意审查签字、盖章的合法有效性和真实性。

第十五条 华东五金网和网店公司及职能部门的公章、合同专用章、业务专用章、部门印章等必须由专人妥善保管，不得外借、外携，保管人员必须见到有效的授权人签字后才能盖章，不得将盖了章的空白合同外借。单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。

第十六条 合同履行需要其他部门配合的，应提前将合同履行资料提交相关部门，并告知履行要求。合同履行过程中如发生变更，必须确保相关部门及分管领导及时获得这些修改信息，以保证各部门之间的衔接配合、监督执行。

第十七条 业务部门应当对合同对方的履行情况进行实时监控。如对方有违约行为的，应当及时通报公司领导，恰当评估违约对本公司可能造成的危害，敦促对方立即纠正，并注意搜集保存证据，以便追究对方违约责任。

第十八条 在合同履行过程中，如有确切证据证明合同对方有如下情形之一的，应及时中止合同履行：

（一）经营状况严重恶化；

　　（二）转移财产、抽逃资金，以逃避债务；

　　（三）丧失商业信誉；

（四）有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形。

第十九条 合同在履行中发生争议时，经办人应及时从业务角度先进行协商处理，并进行记录，保存相关证据资料。

第二十条 合同纠纷在协商不成的情况下，经办人应及时向本部门、本网领导汇报，如需启动司法程序需按《法律事务管理制度》处理。

第二十一条 要妥善保管合同文本及相关业务资料，保证资料的完整性、连续性和保密性。

第二十二条 凡涉及到本网的客户名称、地址、销售渠道、产品要求、技术参数、运编号、市场情况等业务资料均属公司的商业秘密，任何接触这些资料的人员除非为了公司业务需要，不得私下利用或许可他人使用公司的商业秘密。有关合同中的商业秘密的保护按照《知识产权管理制度》处理。